Termine zu vereinbaren ist, je nach Branche, eine essenzielle, ja geradezu unumgängliche Tätigkeit. Für Ihre Kerntätigkeiten jedoch, ist es im Grunde nur ein Mittel zum Zweck.
Wie viel Zeit verbringen Sie jeden Tag mit Terminabsprachen? Für sich genommen mag dies mitunter nicht sehr viel sein, doch rechnen Sie diese Zeit mal auf das gesamte Jahr hoch - da kommt schnell einiges zusammen! Zeit, die für Ihre wirklichen Tätigkeiten verloren geht. Doch, das muss nicht sein!
Um Ordnung in das Chaos zu bringen und gleichzeitig auch noch Zeit zu sparen, können Sie ein Terminbuchungssystem einsetzen! Mit Hilfe einer solchen Terminplattform, bekommen Sie Kunden-, Patienten- oder Besucherströme ganz leicht in den Griff! Lange Warteschlangen können sich bei Ihrer Konkurrenz bilden - Sie aber können schon vor dem eigentlichen Termin für ein gutes Gefühl bei Ihren Kunden sorgen.
Mit einem solchen Terminbuchungsportal können Sie außerdem im selben Schritt sicherstellen, dass sich nur eine bestimmte Anzahl Personen in Ihren Räumlichkeiten aufhält; und damit auch mögliche Abstandsregeln viel einfacher, fast schon automatisch, einhalten.
In puncto Energiekrise eröffnet eine Terminbuchungsplattform die Möglichkeit Dienstleistungen in effizienteren Zeitfenstern anzubieten und so Energie bei wenig besuchten Zeitleisten einzusparen.
Beispielsweise Fitnesscenter oder Schwimmbäder, können so Woche für Woche, sehr effizient, die wenig beliebten Zeitfenster ermitteln. Dadurch können KundInnen ihren sportlichen Betätigungen nach wie vor, zu den für sie passenden Zeiten nachgehen. Die Unternehmen wissen aber zu welchen Zeiten sie mit wenig oder keinen Besuchern rechnen müssen und können dann ihr Dienstleistungsangebot reduzieren - somit wird nicht nur Energie, sondern auch bares Geld eingespart.
Die wichtigsten Punkte in einer kurzen Übersicht vorab
- Buchungsanfragen sind jederzeit (24/7) möglich
- Keine umständlichen "Frage-Antwort-Spiele" mehr - jeder reserviert, ohne Umwege, die für sich am besten passenden Terminslots
- Sichern Sie sich Ihren Wettbewerbsvorteil: Während die Konkurrenz noch Termine macht, arbeiten Sie die Aufträge bereits ab
- Ergänzend, können Sie weiterhin Termine auch telefonisch & persönlich entgegennehmen und diese im System eintragen. Das Gros der Termine wird künftig aber automatisch, durch Ihre Kunden selbst im System ankommen - dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit für andere Dinge.
- Mitarbeiter können eigenständig ihre verfügbaren Zeiten eintragen
- Geeignet, sowohl für Buchung von Dienst- / Serviceleistungen, als auch für Vermietungen
- Keine starre Kalender-App, sondern an die Bedürfnisse von Ihnen und Ihren Kunden anpassbar
- Termine können einfach mit Google Kalender verknüpft, bzw. dort importiert werden
- Sie erhalten nicht nur eine Terminverwaltung, sondern ein beliebig erweiterbares Website-System
Und folgend, für alle, die es gerne genauer wissen möchten, ausführliche Informationen zum Thema: Terminbuchungswebsite.
Inhalt
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Für Wen eignet sich das Terminbuchungssystem? | Einsatzmöglichkeiten!
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Wann ist eine professionelle Terminbuchungsplattform nicht nötig?
Vorteile eines online Terminsystems
Sie müssen keine Bedenken haben, dass Kunden Termine reservieren, die Ihnen selbst nicht zusagen. Sie veröffentlichen einfach nur die Termine, zu denen Sie bereit sind Ihre Dienstleistungen anzubieten. Nur diese Zeiten können dann durch Ihre Kunden gebucht werden.
Außerdem auf der Haben-Seite: Kunden können Termine rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr, buchen. Dadurch, dass Ihre Kunden eigenständig die für sie passendsten Termine aussuchen, gehören umständliche und lange Absprachen der Vergangenheit an!
Neben der Zeitersparnis, haben dadurch nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihre Patienten oder Kunden eine Planungssicherheit. Beides bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Sie und Ihr Unternehmen.
Für Wen eignet sich das Terminbuchungssystem? | Einsatzmöglichkeiten!
Klicken Sie auf die Waben, um zur Demo-Terminplattform weitergeleitet zu werden.
Dieses Demo zeigt einige Einsatzmöglichkeiten der Terminplattform, am Beispiel eines fiktiven Friseursalons.
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Friseursalons / Nagelstudios / Massagesalons
Dank des Terminbuchungstools, haben Ihre Kunden die Möglichkeit Dienstleistungen direkt bei ihren Lieblingsmitarbeitern zu buchen. Ohne, dass Sie selbst hierfür Zeit aufwenden oder ein Terminbuch durchblättern müssten, können Sie so bereits vor dem eigentlichen Termin beginnen, Ihre Kunden zufriedenzustellen.
Nutzen Sie auch die Erinnerungsmöglichkeit, damit Kunden ihre gebuchten Termine nicht vergessen.
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Physiotherapeuten
Ob sie allein arbeiten oder im Team, können sich pro Angestelltem je nur um einen Patienten kümmern – mit einer Onlineplattform zur Terminreservierung können Sie die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter effizient aufteilen. Obendrein können Patienten ggf. direkt Termine bei dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin ihres Vertrauens buchen. Selbst ganz ohne lange Terminabsprachen werden sich Ihre Patienten hierdurch sehr viel wohler bei Ihnen fühlen.
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Handwerker
Machen Sie es sich selbst und Ihren Kunden einfacher, mit Hilfe einer Online-Terminverwaltung.
Statt viel Zeit am Telefon zu verbringen, um Anfragen entgegenzunehmen und sich mit Kunden auf Termine & Zeiten zu einigen, lassen Sie Ihre Kunden einfach selbst freie Termine buchen.
BeispielAm Beispiel schwerer Unwetterlagen, wird überdeutlich klar, wie nützlich eine Terminbuchungsplattform ist:
Nach schweren Sturmlagen, die den Hochpunkt ihrer verheerenden Wirkung meistens abends oder nachts entfalten, laufen die Telefone von Dachdeckern am nächsten Tag geradezu heiß.
Während die Konkurrenz noch damit beschäftigt ist, Anrufe entgegenzunehmen und sich mit den Kunden, von denen jeder der Erste sein möchte, auf einen Termin zu einigen, können Sie dies alles Ihrem Terminportal überlassen.
Hierdurch haben Sie einen echten Wettbewerbsvorteil, denn Sie können bereits erste Aufträge bearbeiten, während Ihre Konkurrenz noch mit telefonieren beschäftigt ist.
Und, trotz dessen dass sie schon fleissig Aufträge abarbeiten, können potenzielle Kunden Ihre Dienste nach wie vor reservieren. Dadurch springen auch weniger Kunden zur Konkurrenz ab, denn wer einen für sich selbst passenden Termin gefunden sowie gebucht hat, ist zufriedener und wird sich daher, im Regelfall, nicht weiter nach Alternativen umschauen.
So schaffen Sie eine positive Kundenerfahrung & steigern die Produktivität Ihres Betriebes.
Dabei ist das System ganz auf Ihre jeweiligen Bedürfnisse und Workflows anpassbar. Benötigen Sie beispielsweise eine Ruhezeit zwischen 2 Terminen, um Geräte zu warten oder weil häufig lange Wege zwischen Kunden anfallen, kann dies berücksichtigt werden. Schon bei Erstellung der buchbaren Zeitslots - so haben Sie die volle Kontrolle über Ihr Terminangebot.
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Terminbuchung für Ferienwohnungen | Hostels | Hotels
Mit Hilfe eines Buchungssystems für Ferienwohnungen, können Sie Appartements und Ferienhäuser vermieten. Neben der eigentlichen Organisation freier Buchungszeiträume, können Sie potenziellen Feriengästen auch ausführliche Informationen zu Ihren Wohnobjekten zur Verfügung stellen.
Bei der Terminbuchung können auch Zusatzleistungen berücksichtigt, bzw. durch Ihre Kunden hinzugebucht werden.
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Campingplätze
Als Campingplatzbetreiber haben Sie beispielsweise die Möglichkeit für jede Parzelle Ihres Platzes festzulegen, ob diese für ein Zelt oder ein Wohnmobil angemietet werden darf. Das System entscheidet dann automatisch, welche freie Parzelle einem anfragenden Camper zugewiesen werden kann.
Außerdem können auch Storno-Zeitraum, Anfragevorlauf, optionale Zusatzleistungen und einiges mehr berücksichtigt werden.
So müssen Sie keine Zeit mehr damit vergeuden sich mit Campern auf einen freien Termin zu einigen und manuell eine passende sowie freie Parzelle zu finden! Zusätzlich können Sie Ihren Kunden auch automatisch mitteilen lassen, wo genau sich die gebuchte Parzelle befindet (z.B. Mitteilung von GPS-Koordinaten).
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Anhänger- / Maschinenverleih u.ä.
Mit Hilfe eines Terminbuchungssystems, erhalten Sie z.B. wieder mehr Zeit für die Instandhaltung Ihrer Leihgeräte oder andere wichtige Dinge in Ihrem Unternehmen – und steigern so Ihre Effizienz.
Die Buchungsplattform wird einfach initial mit den Leihgeräten, in Kombination mit den Öffnungs- / Ausleihzeiten befüllt. Mittels der zugehörigen Website, können Sie potenziellen Kunden auch ausführliche Informationen zur Nutzung der Leihgeräte bereitstellen. So lassen sich zum einen Beschädigungen durch unsachgemäße Verwendung besser vermeiden. Zum anderen können Sie Kunden helfen das passende Leihgerät für ihr Projekt zu finden. Wenn sich Ihre Websitebesucher gut beraten fühlen, erhalten Sie nicht nur zufriedenere Kunden, sondern erreichen auch mehr Kunden.
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Impfzentren
Impfstellen benötigen im Vorfeld doch recht viele Informationen der Impflinge. Mit unserem System kann schon bei der Terminbuchung erfasst werden, ob es sich bei der Terminanfrage z.B. um eine Erst- Zweit- oder Boosterimpfung handelt. Ebenso wäre aber auch vorsortierbar, welchen Impfstoff die anfragende Person wünscht.
In jedem Fall aber werden Chaos und lange Warteschlagen vor Ort reduziert – ganz ohne viel Zeit auf die Terminabsprache verwenden zu müssen.
Kommen mehrere Impfkabinen zum Einsatz, können Mitarbeiter und Patienten schon bei Terminreservierung einer Kabine zugeordnet werden. Beispielsweise könnten den E-Mails mit der Terminbestätigung Skizzen beigefügt werden, wie und wo sich die Impflinge vor Ort einfinden können, um zu der ihnen zugeordneten Impfkabine zu gelangen (hierdurch werden zusätzliche Nachfragen vor Ort reduziert).
Selbst unterschiedliche Standorte können bei der Terminbuchung Berücksichtigung finden.
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Einzelhändler
Zugegeben, hier ist die Verwendung von Terminbuchungsplattformen weniger angeraten. Möchte man jedoch, sicherstellen, dass die verfügbare Ladenfläche nur durch eine bestimmte Anzahl Kunden gleichzeitig frequentiert wird, ist ein solches System eine gute Hilfe.
So können besonders Läden mit einer sehr kleinen Verkaufsfläche, aber vielen Besuchern, Ordnung in den Kundenansturm bringen. So macht es Ihnen das System einfach z.B. coronabedingte Abstandsregelungen einzuhalten.
Außerdem kann das System Sie dabei unterstützen lange Wartezeiten im Kassenbereich zu verhindern. Selbst, wenn Warteschlangen kein Problem sind, kann es sinnvoll sein den Besucherandrang zu entzerren, damit Sie immer genügend Zeit für jeden einzelnen Kunden haben. Durch eine bessere Verteilung Ihrer Kundenströme, können zusätzlich Leerlaufzeiten reduziert werden.
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... und viele mehr
Das System ist sehr flexibel und lässt sich für unterschiedlichste Projekte anpassen. Fragen Sie einfach nach und teilen Sie uns Ihren Bedarf mit.
Wie funktioniert die Terminbuchungsplattform?
Wir stellen Ihnen eine Website bereit, die unter anderem ein Modul zur Terminreservierung enthält. Dieser Bereich stellt allgemein den inhaltlichen Kern dar.
Durch die professionelle Websitearchitektur, welche die Basis der Terminbuchungsplattform darstellt, können wir das System beliebig erweitern. So kann die inhaltliche Mitte, der Terminbereich, schnell auch zu einem Randbereich einer umfassenden Unternehmenswebsite werden.
Im Gegensatz zu einem starren, Stand-alone-Terminsystem, können Websitebesuchern individuelle Einstiege ermöglicht werden.
So ist es möglich die eigentliche Terminauswahl bereits auf der Startseite anzuzeigen. Ebenso können aber auch verschiedene Info-Seiten vorgeschaltet werden, um Besucher zunächst näher mit den angebotenen Dienstleistungen vertraut zu machen.
Sehen Sie sich dazu gerne unsere Demo-Terminplattform an, diese ist für einen fiktiven Friseursalon angelegt.
Man kann dort einen Termin, z.B. direkt über einen bestimmten Mitarbeiter reservieren. Alternativ ist es aber auch möglich sich alle verfügbaren Services anzeigen lassen und hierüber zur Terminanfrage zu gelangen. Ebenso ist der Einstieg über eine bestimmte Dienstleistung, mit anschließender Auswahl des favorisierten Mitarbeiters, eine Option.
Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Funktionen des Terminbereichs näher vorstellen (selbstverständlich geben wir Ihnen, bei Interesse, gerne auch ausführliche Informationen zum Websitesystem).
Ruhezeit zwischen einzelnen Terminen
Die verfügbaren Zeitfenster können wahlweise mit einer Ruhezeit zwischen zwei Terminen erstellt werden. Auf diese Weise haben Sie und Ihr Team genügend Freiraum, um beispielsweise Materialien zu reinigen oder alles für die nächsten Patienten, Kunden oder Besucher vorzubereiten. Auch die Zeit, die Sie vielleicht benötigen, um von Kunde zu Kunde zu fahren, kann dadurch gut berücksichtigt werden.
In Bezug auf etwaige pandemiebedingte Abstandsregelungen, kann mit Hilfe von Ruhezeiten sichergestellt werden, dass sich die gehenden und kommenden Personen auf ihren Wegen nicht direkt begegnen.
MitarbeiterInnen können Termine eigenständig verwalten
Sie haben ein großes Team und hätten dadurch sehr viele verschiedene Termine zu verwalten? Auch kein Problem - jedeR MitarbeiterIn kann die eigenen Termine selbst erstellen, bestätigen oder ablehnen.
D.h., Sie können die Verwaltung von Terminen so gestalten, wie es am sinnvollsten für Ihre Unternehmensstruktur ist. Zugleich haben die ausführenden MitarbeiterInnen beispielsweise die Möglichkeit angefragte Termine selbsttätig zu stornieren oder persönlich entgegengenommene Terminanfragen im System einzutragen.
Bieten mehrere MitarbeiterInnen identische Dienstleistungen an, kann die anfragende Person das favorisierte Personal selbst wählen oder automatisch einem noch freien Mitarbeiter zugeteilt werden.
Außerdem besteht die Möglichkeit Mitarbeitern unterschiedliche Standorte oder Arbeitsplätze zuzuordnen. Die Vergabe bestimmter Räumlichkeiten, macht besonders für Friseure, Arztpraxen, Massagesalons, Nagelstudios oder andere körpernahe Dienstleistungen Sinn. Denn, so wissen sowohl Dienstleister, wie auch Patienten, schon bei der Terminbuchung, in welchem Raum / an welchem Arbeitsplatz der Termin stattfinden wird.
Terminbuchungen durch Kunden und Mitarbeiter möglich
Je nach Branche, werden gerade zu Beginn noch nicht alle Kunden ihre Termine online buchen, da machen wir uns nichts vor. Es braucht eben oft etwas Zeit, bis Neuerungen angenommen werden. Davon ab, wollen (je nach Branche) viele Kunden, gleich vor Ort, einen neuen Termin vereinbaren; das wollen wir selbstverständlich ebenfalls weiterhin ermöglichen. Daher bietet das System auch die Option, dass Sie und Ihre Mitarbeiter, Terminbuchungen stellvertretend für Kunden, durchführen können.
Es ist also auch weiterhin möglich, Anfragen via Telefon oder lokal im Ladengeschäft, entgegenzunehmen!
Nachdem Sie sich mit Ihrem Mitarbeiterkonto am Terminsystem angemeldet haben, erhalten Sie Einsicht in Ihre gebuchten sowie noch freien Zeitleisten.
Das System stellt diese nicht nur sehr übersichtlich dar, sondern verhindert auch Fehl- oder Doppelbuchungen. Es ist nämlich bewusst, selbst Mitarbeitern nicht möglich, ein und die selbe Zeitleiste, zweimal für den selben Mitarbeiter zu buchen. Besser sogar: Das System zeigt automatisch nur die buchbaren Termine / MitarbeiterInnen an. Hierdurch entfällt die manuelle Suche nach verfügbaren Mitarbeitern - wodurch neue Termine schneller eingetragen werden können.
So profitiert Ihr Unternehmen selbst dann von der Terminplattform, wenn Mitarbeiter Termine eintragen und nicht die Kunden direkt.
Weitere Informationen schon bei einer Reservierung erfassen
Um nähere Informationen zum Buchenden in Erfahrung zu bringen, können (je nach Serviceangebot) benutzerdefinierte Abfragen definiert werden. Auch Pflichtfelder, wie beispielsweise die Zustimmung zu den AGB oder der elektronischen Datenverarbeitung, sind hierüber realisierbar.
Je nach Bedarf, können Kunden Termine direkt buchen oder zunächst nur anfragen. Bei Anfragen bedarf es einer manuellen Bestätigung durch einen Mitarbeiter, um Termine bestätigt zu buchen.
Global oder je nach Service, können den E-Mailbestätigungen individuelle Anhänge beigefügt werden. Auf diese Weise können Sie Terminanfragende mit weiteren wichtigen Informationen versorgen oder diesen Formulare zusenden, die sie vor dem Termin ausfüllen sollen.
Das Terminsystem bietet außerdem die Möglichkeit, dass Kunden, welche einen bestätigten Termin erhalten haben, diesen eigenständig auch wieder stornieren können. Dabei ist einstellbar, mit welcher Vorlaufzeit eine kundengesteuerte Terminstornierung möglich ist. (Mitarbeiter hingegen können Termine immer stornieren.)
Eine weitere Funktion des Terminbuchungssystems ist die Erinnerung der Terminbucher, an bevorstehende Termine. So trägt das System dazu bei Leerläufe zu vermeiden! In den Terminbestätigungen kann man außerdem direkt mitteilen, welche Dokumente mitzubringen sind oder wo genau der gebuchte Termin stattfindet.
Abgerundet werden die Möglichkeiten des Terminsystems durch statistische Auswertungen. So können Sie beispielsweise ermitteln, welche Zeitleisten bei Ihren Kunden besonders beliebt sind, und sich entsprechend darauf einstellen.
Doppelte Termine durch zeitgleiche Buchungsanfrage werden wirkungsvoll verhindert
Machen Sie sich, bei dieser Terminbuchungsplattform, keine Sorgen bezüglich Doppelbuchungen.
Durch eine Sperrfunktion können Termine, die aktuell von einem Kunden betrachtet werden (also zwar angeklickt, aber noch nicht fertig angefragt oder gebucht sind), nicht zeitgleich von anderen Besuchern reserviert werden.
Ist eine Zeitleiste angeklickt worden, sperrt das System diese Terminmöglichkeit für folgende Besucher. Die Sperrzeit ist individuell wählbar.
Sollte der Kunde die Zeitleiste dann doch nicht buchen, wird diese, nach Ablauf der Sperrfrist, automatisch wieder für andere Interessierte freigegeben.
Unabhängig von deren Status (angefragt versus gebucht), sind selbstverständlich auch eingereichte Termine so im System hinterlegt, dass keine Doppelbuchungen durchgeführt werden können (weder von Kunden, noch von Mitarbeitern). Erst nachdem einer dieser Termine storniert wurde, kann dieser erneut verplant werden.
Weitere Kernfunktionen der Terminbuchungsplattform (Auszug)
Nicht alle Funktionen sind für jedes Projekt angeraten. Welche Konfiguration für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt nicht nur von den Serviceleistungen ab, die Sie anbieten möchten, sondern auch davon welcher Workflow zu Ihrem Unternehmen passt.
Doch keine Sorge, eine unserer Stärken ist es, genau dies im engen Diskurs mit Ihnen zu ermitteln sowie das System Ihren Bedürfnissen entsprechend zu konfigurieren. Damit Sie aber vorab selbst schon einmal nachschauen können, welche Funktionen womöglich für Sie infrage kommen, finden Sie folgend einige grundlegende Funktionen des Terminreservierungssystems.
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Terminslots können durch KundInnen direkt gebucht oder auch nur angefragt werden.
Angefragte Zeitslots sind zunächst durch MitarbeiterInnen zu bestätigen oder abzulehnen, bevor Kunden Gewissheit über ihren Terminwunsch erhalten. Auf diese Weise hat Ihr Unternehmen eine stärkere Kontrolle über die Terminplanung.
Hingegen bei einer direkten Buchung, erhalten Kunden mit der Anfrage, auch gleich eine Terminbestätigung. -
Je nach Bedarf, kann das System die Terminreservierung durch Kunden, eingrenzen. So ist es beispielsweise möglich, dass Kunden keine Termine für den aktuellen Tag buchen können. Ganz, wie Ihr individueller Workflow verläuft, kann eine solche Begrenzung aber z.B. auch nur Minuten betragen oder komplett entfallen.
Dies ist besonders angeraten, wenn Terminanfragen zunächst durch Mitarbeiter bestätigt oder abgelehnt werden müssen - hierfür ist ja eine gewisse Vorlaufzeit ratsam. Selbiges gilt natürlich, wenn irgendwelche Vorkehrungen für den Termin getroffen werden müssen. -
Die kundenseitige Stornierung von Terminen kann zeitlich begrenzt werden (z.B. könnten Kunden Termine nur bis zu 2 Tage vorher, eigenständig stornieren). Dadurch entsteht eine gewisse Planungssicherheit.
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MitarbeiterInnen können (wenn gewünscht) ihre eigenen Termine / Services selbst verwalten.
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Die Terminplattform kann ergänzend zu einer bereits bestehenden Website verwendet oder als vollwertige Unternehmenswebsite aufgebaut werden.
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Geräte- und plattformunabhängiger Zugriff!
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Verwaltung, auch von unterschiedlichen Zeitzonen. Innerhalb Deutschlands ist dies freilich nicht sehr relevant. Zielt man aber mit seinen Dienstleistungen auch auf Nachbarländer ab, ist ein Zeitzonenmanagement aber unabdingbar, damit es nicht zu Terminkollisionen kommt.
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Besonders praktisch für die tägliche Arbeit: Regelmäßig wiederkehrende Termin-Zeitleisten müssen nicht jede Woche erneut eingetragen werden.
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Zusätzlich können, von der Regel abweichende Termine, für bestimmte Tage festgelegt werden.
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Das System kann außerdem so eingestellt werden, dass Terminbuchungen nicht zu weit in der Zukunft durchgeführt werden können. Es ist Kunden dann nicht möglich Ihre Dienste beispielswiese schon 2 Jahre im Voraus zu buchen.
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Neben Name und E-Mailadresse, können mit der Buchung auch weitere Abfragen eingebaut werden. Terminanfragende könnten so z.B. auch Rückrufnummern, Führerscheinklassen, Wohnwagenabmaße oder sonstige hilfreiche Zusatzinformationen mitteilen.
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Bei Bedarf können Kunden ebenfalls gleich Zahlungsinformationen über die Buchungsplattform erhalten, bzw. direkt die gebuchte Dienstleistung via PayPal bezahlen.
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Mit dem System kann man auch Rechnungen erzeugen.
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Besonders für Friseursalons oder ähnlich gelagerte Serviceleistungen, kann die Funktion der wiederkehrenden Terminbuchungen sehr attraktiv sein. Hiermit haben Kunden die Möglichkeit, mit einem Mal, gleich mehrere Termine in einem bestimmten Intervall zu buchen.
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Terminanfragen durch Kunden, kann man, auf Wunsch, auch ausschließlich registrierten Kunden ermöglichen.
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Mit den E-Mailbenachrichtigungen können zusätzliche Informationen mitgeteilt werden. Diese Informationen können sich, je nach Buchungsstatus, unterscheiden und durch Dateianhänge ergänzt werden.
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Die Terminplattform kann Termineinladungen in einem Kalenderformat versenden, so dass Kunden/Mitarbeiter diese einfach in ihre persönlichen Terminkalender importieren können. Dies ist nicht nur einfach und schnell gemacht, sondern verhindert auch Fehler bei einer manuellen Eingabe. Möglich ist dies im Grunde mit allen Terminplanern, die das iCAL- Kalenderformat unterstützen.
So kann das Terminbuchungssystem auch mit Google Kalender verknüpft werden. -
Sollen Dienstleistungen nur Personen in einem bestimmten Gebiet zugänglich sein, kann auch hier eine Einschränkung stattfinden.
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Möchten Sie wissen welche Mitarbeiter oder Dienstleistungen bei Ihren Kunden am beliebtesten sind, so können Sie sich entsprechende Statistiken erstellen lassen.
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Für Ihre Dienstleistungen können im System auch Gutscheine hinterlegt werden.
Was erledigen wir außerdem für Sie?!
Wir kümmern uns für Sie um alle Belange! In enger Absprache mit Ihnen richten wir das Terminbuchungssystem auch schon mit ersten Zeitslots ein oder veröffentlichen ergänzende Inhalte auf der zugehörigen Website.
Auch sollten Sie sich überlegen Werbung (beispielsweise via Google Ads), für Ihre neue Terminbuchungsplattform zu machen.
Mindestens, sollte die Website zur Terminreservierung, bei der Google Suche eingetragen werden, damit sie überhaupt in den Suchergebnissen von Google angezeigt werden kann.
Hierzu und zu weiteren Themen, beraten wir Sie gerne und übernehmen auf Wunsch auch die Einrichtung.
Die Konfiguration des Reservierungssystems sowie der Terminslots für Ihre Dienstleistungen, übernehmen wir in enger Absprache mit Ihnen - damit sich das System gut in Ihre Unternehmensstruktur eingliedert.
Wir...
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kümmern uns um das Hosting (Webspace, E-Mails, Domain…),
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passen die Webanwendung an Ihr Unternehmensdesign an,
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tragen Ihre Terminplattform bei der Google-Suche ein
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schalten Werbung für Sie auf Google Ads
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planen die Struktur für Ihre individuell angepasste Terminplattform
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erstellen Ihr Serviceangebot für die Buchungen
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bauen Ihnen gerne auch eine ganze Unternehmens-Website um das Buchungssystem auf
Warum eignet sich nicht jeder Webserver für Terminbuchungssysteme?!
Webhosting ist nicht gleich Webhosting – sondern es gibt viele verschiedene Tarifmodelle. Viele davon sind zwar grundlegend für das Hosting von Webseiten geeignet, knicken aber insbesondere dann ein, wenn sie viele zeitgleiche Zugriffe oder große Datenbanken verarbeiten müssen.
Es kommt natürlich darauf an, wie bekannt und begehrt Ihr Angebot ist, aber Terminplattformen bieten ein hohes Potenzial Stoßzeiten entstehen zu lassen. Gibt es wenige, doch dafür begehrte Terminmöglichkeiten, möchte Jeder der Erste sein, um die beste Auswahl zu haben. Dadurch kommt es in kurzer Zeit häufig zu immens vielen Zugriffszahlen. Diesen Besuchermengen ist nicht jeder Server gewachsen.
Das Angebot sowie die letztlich erfolgten Terminbuchungen werden in einer Datenbank gespeichert, damit diese einander zugeordnet werden können und (bis zur regulären Löschung) nicht verloren gehen. In Abhängigkeit von der Fülle des Dienstleistungsangebotes, können schnell große Datenmengen anfallen. Auch hier stoßen besonders Schnäppchen-Hostingtarife, schnell an die Leistungsgrenzen.
Unser Agenturserver hat bereits bewiesen, dass dieser über ausreichend Power und Systemressourcen verfügt, um eine viel frequentierte Webseite zu betreiben!
Verlassen Sie sich daher gerne auf diese bewährte Lösung und vertrauen Sie Ihre Daten beruhigt unserem DSGVO-konformen, in Deutschland stehenden, Server an.
Haben Sie noch Fragen zu unserem Agenturserver oder ganz allgemein zu den Webhosting-Anforderungen für unsere Terminbuchungsplattform? Dann, kontaktieren Sie uns gerne.
Wie lange dauert es bis das Terminsystem einsatzbereit ist?
Nach Auftragserteilung, kann es i.d.R. zwischen 3 bis 4 Wochen dauern, bis das Terminbuchungssystem online verfügbar ist. Es kommt natürlich darauf an, wie viele Terminangebote und ggf. zugehörige Mitarbeiter angelegt werden müssen. Sowie ob darüber hinaus weitere Inhalte erstellt werden sollen.
Kosten
Gibt es das Terminbuchungssystem kostenlos?
Es gibt einige Terminsysteme, die kostenlos angeboten werden. Doch, vergleichsweise schlecht funktionieren diese leider auch. Damit wollen wir keines dieser Systeme schlechtreden. Es steckt immer viel und oft auch gute Arbeit, ebenso in kostenlosen Projekten. Doch mit irgendetwas müssen auch die Macher dieser Systeme Geld verdienen; also bleibt die Entwicklung naturgemäß, vergleichsweise auf der Strecke.
In einigen Anwendungsfällen kann man bestimmt auch eine geeignete und zudem kostenlose Plattform nutzen. Für ein gutes System, welches eine durchdachte und komfortable Benutzerführung hat und auch noch stabil läuft, ist aber nun einmal viel Entwicklungszeit und -knowhow nötig.
Das Gleiche gilt für einen guten Kundensupport!
Haben Sie bei Ihren Überlegungen stets auch Ihre Kunden im Blick. Ist Ihre Zielgruppe (potenziell) wenig Vertraut mit moderner Technik, sollte auch der Kundenbereich des Terminsystems besonders einfach, übersichtlich und klar strukturiert sein.
Diese und viele weitere Überlegungen bleiben bei kostenfreien Buchungssystemen meist auf der Strecke. Denn, irgendwo muss eingespart werden, wenn das System kostenlos sein soll; da erhält man i.d.R. nur eine schlichte Grundfunktionalität. Hat man selbst keine Probleme damit sich in solch komplizierten Systeme einzufinden und ist man sich 100% sicher, dass auch die eigenen Kunden noch immer zufrieden sind, wenn das System nicht sehr benutzerfreundlich ist, dann kann man selbstverständlich auch den Versuch starten ein kostenloses Terminbuchungssystem zu verwenden.
Ob man das Risiko jedoch eingehen will, dies an seinen eigenen Kunden auszuprobieren, muss sich jedeR UnternehmerIn selbst beantworten.
Unser verwendetes Basissystem für die Online Terminbuchung, hat sich bereits bewährt – auch bei älteren Mitbürgern, die sonst eher wenig Erfahrung mit digitalen Medien haben.
Besonders bei der Kundenansicht, verzichtet das System bewusst auf unnötigen Schnickschnack. So bietet es eine aufgeräumte Oberfläche, auf der sich Benutzer jeden Alters schnell zurechtfinden können.
Je nach Projekt, kann es schnell zu einer unvorhersehbar hohen Nachfrage kommen. Für Ihren Geldbeutel ist das sogar gut so, aber man muss dieses Interesse dann auch bedienen können. Bricht das Reservierungssystem zusammen, hat man leider ebenso schnell viele verärgerte oder unzufriedene Kunden.
Unsere kostenpflichtige Terminplattform hat ihre diesbezügliche Feuertaufe bereits bestanden und kann täglich mehrere Tausend Anfragen verarbeiten.
Wenn Sie sich also für unser (nicht kostenloses) System entscheiden, erhalten Sie nicht nur das System an sich, sondern bekommen überdies ein erprobtes, stabiles und übersichtliches System!
Was kostet die Terminplattform?
Die letztendlichen Kosten richten sich natürlich danach, welche Leistungen Sie im Einzelnen über uns beziehen wollen. Pflegen Sie selbst die Inhalte der Website, erstellen und veröffentlichen Terminmöglichkeiten oder sollen wir dies für Sie übernehmen?
Auch spielt es eine Rolle, ob Sie bereits vorhandene Server- oder Domaininfrastrukturen (also eine bestehende Website, mit freien Ressourcen) haben oder dies erst noch benötigen.
Folgende Eckdaten können wir Ihnen an dieser Stelle aber bereits exemplarisch nennen:
Beispielangebot 1
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Ausgangslage:
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Sie verfügen weder über Webspace, noch über eine freie Domain
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Sie benötigen die Terminplattform nur für sich selbst
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Und bieten nur 1 Dienstleistung an
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Neben dem System für die Terminreservierungen, benötigen Sie außerdem eine Kontaktseite, einen Über uns-Bereich sowie einen Blog für aktuelle Informationen
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Wir sollen Ihnen einen passenden Impressum- und Datenschutzbereich zusammenstellen
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Hier finden Sie die zu erwartenden Kosten bei Einmalzahlung oder bei einer Berechnung pro Terminbuchung; für das Beispiel 1:
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Einmalzahlung
ab 850€
+ monatliche Kosten: 297,55€
Inklusive u.a.:
- Domaingebühren
- Kosten für Webspace
- Bereitstellung von Sicherheitsupdates
- Erzeugung von Backups
- Benutzer-Support -
Pro Buchung
ab 0,56€
+ Einmalgebühr für Einrichtung: 305€
Inklusive u.a.:
- Domaingebühren
- Kosten für Webspace
- Bereitstellung von Sicherheitsupdates
- Erzeugung von Backups
- Benutzer-Support
Beispielangebot 2
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Ausgangslage:
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Sie verfügen weder über Webspace, noch über eine freie Domain
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Ihr Team besteht aus bis zu 3 Mitarbeitern
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Pro MitarbeiterIn werden nicht mehr als 2 unterschiedliche Dienstleistungen angeboten
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Neben dem System für die Terminreservierungen, benötigen Sie außerdem einen Blog für aktuelle Informationen
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Die Texte für das Impressum und den Datenschutz liefern Sie, wir binden diese „nur noch“ auf der Website ein
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Hier finden Sie die zu erwartenden Kosten bei Einmalzahlung oder bei einer Berechnung pro Terminbuchung; für das Beispiel 2:
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Einmalzahlung
ab 1.300€
+ monatliche Kosten: 297,55€
Inklusive u.a.:
- Domaingebühren
- Kosten für Webspace
- Bereitstellung von Sicherheitsupdates
- Erzeugung von Backups
- Benutzer-Support -
Pro Buchung
ab 0,68€
+ Einmalgebühr für Einrichtung: 305€
Inklusive u.a.:
- Domaingebühren
- Kosten für Webspace
- Bereitstellung von Sicherheitsupdates
- Erzeugung von Backups
- Benutzer-Support
Beispielangebot 3
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Ausgangslage:
-
Sie verfügen weder über Webspace, noch über eine freie Domain
-
Ihr Team besteht aus bis zu 5 Mitarbeitern
-
Pro MitarbeiterIn werden nicht mehr als 3 unterschiedliche Dienstleistungen angeboten
-
Neben dem System für die Terminreservierungen, benötigen Sie außerdem eine Kontaktseite, einen Über uns-Bereich sowie einen Blog für aktuelle Informationen
-
Wir sollen Ihnen einen passenden Impressum- und Datenschutzbereich zusammenstellen
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Hier finden Sie die zu erwartenden Kosten bei Einmalzahlung oder bei einer Berechnung pro Terminbuchung; für das Beispiel 3:
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Einmalzahlung
ab 1.800€
+ monatliche Kosten: 297,55€
Inklusive u.a.:
- Domaingebühren
- Kosten für Webspace
- Bereitstellung von Sicherheitsupdates
- Erzeugung von Backups
- Benutzer-Support -
Pro Buchung
ab 0,90€
+ Einmalgebühr für Einrichtung: 305€
Inklusive u.a.:
- Domaingebühren
- Kosten für Webspace
- Bereitstellung von Sicherheitsupdates
- Erzeugung von Backups
- Benutzer-Support
Es handelt sich hierbei um Beispielrechnungen – die letztendlichen Preise hängen von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie bezahlen also nur das, was Sie auch benötigen!
Gerne erstellen wir, nach detaillierter Abstimmung mit Ihnen, ein entsprechendes Angebot.
Warum muss die Terminplattform regelmäßig gewartet werden?
Kurze Antwort als Liste
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Aufrechterhaltung der System-Sicherheit
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Versorgung mit neuen Funktionen
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Beseitigung von eventuellen Fehlern
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Gibt es keine aktuelle Sicherung, muss man im Desasterfall, komplett bei Null anfangen - das ist nicht nur lästig, sondern verursacht auch unnötige Zusatzkosten.
Ausführliche Antwort
Alle Systeme, die 24/7, online zur Verfügung stehen, sind auch ganztägig potenziellen Angriffen ausgesetzt.
Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, gerade auch Webanwendungen regelmäßig mit Sicherheitsupdates zu versorgen.
Abgesehen von den Sicherheitsaspekten, eröffnen neue Funktionen oft auch ganz tolle neue Möglichkeiten.
Je besser das System wird, umso einfacher wird es Ihnen fallen, zufriedenere Kunden zu generieren.
Wird das System beschädigt oder korrumpiert, ist dies immer auch mit Ausfällen verbunden (die Frage hierbei ist, wie lange die Ausfälle dauern). Nicht weniger ärgerlich ist es, wenn Nutzer Inhalte versehentlich gelöscht haben.
In jedem Fall können Datensicherungen helfen, Ausfallzeiten und Kosten für Reparaturen oder Neugestaltungen, deutlich zu reduzieren. Hochwertige Inhalte zu erzeugen, ist ohnehin mit genügend Arbeit verbunden. Aber Inhalte doppelt zu erzeugen, will schließlich niemand.
Bei Sicherheitsupdates oder Backups zu sparen, hieße also am falschen Ende zu sparen. Über Kurz oder Lang, wird jedes System Ziel von Hardwaredefekten oder Cyberangriffen werden. Die dann zum Tragen kommenden Kosten (ohne Backup), stellen jene für die Erzeugung von Sicherungen ganz schnell in den Schatten!
Warum sollten Sie sich für uns entscheiden?!
Die kurze Antwort lautet: Weil wir uns in Sie - unsere Kunden & Ihre Bedürfnisse, hineinversetzen! Unsere Dienstleistungen passen wir entsprechend Ihrem Bedarfsprofil an. Dies gilt nicht nur für die technische Umsetzung – wir beraten Sie auch bei der inhaltlichen Planung und erstellen Ihnen darüber hinaus auf Wunsch auch Inhalte! Ebenso kümmern wir uns für Sie um SEO & SEA -Maßnahmen.
Dies bedeutet, dass wir Ihnen nicht einfach irgendetwas andrehen. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse. Dem entsprechend, sollte auch jede Plattform zur Terminbuchung, eine individuelle Lösung sein.
Selbstverständlich können nicht immer sofort zu 100% ausnahmslos alle Wünsche erfüllt werden – das schafft kein System (sonst gäbe es die berühmte eierlegende Wollmilchsau tatsächlich 😉).
Doch, im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern, die jedem ihrer Kunden 1:1 das selbe System zur Verfügung stellen, planen wir jeden Einsatz aufs Neue – gemessen an Ihren individuellen Anforderungen!
Dazu gehört auch die Sprache der Benutzeroberfläche: Bei einer Arztpraxis beispielsweise, machen Patienten die Termine, bei einer Anwaltskanzlei hingegen sind es Mandanten. Auf diese Weise kann sich Ihre Zielgruppe bei Ihnen, vom ersten Besuch an, wohl und gut aufgehoben fühlen.
Dies unterstützend, passen wir fernerhin das Erscheinungsbild Ihrem Unternehmensdesign an.
Da das Terminsystem auf einer professionellen Website-Architektur aufbaut, kann es beliebig erweitert werden. So ist es beispielsweise möglich die Terminbuchungsplattform zu einer ganzen Unternehmenswebsite auszubauen.
Sowohl Website, als auch die integrierte Plattform zur Verwaltung von Terminbuchungen, können unsere Kunden eigenständig verwalten. Oder, wenn Sie sich lieber ganz auf andere Dinge konzentrieren wollen, können auch wir Inhaltsänderungen und die Terminangebote für Sie im System einpflegen.
Kurz gesagt – Was unterscheidet uns von anderen Anbietern?:
Wir stellen Ihnen nicht einfach nur eine Terminbuchungssoftware zur Verfügung und lassen Sie mit all dem Rest, also der wirklichen Arbeit, dann alleine.
Wir sind für Sie da und richten alles fertig ein – so dass Ihre Kunden direkt nach der Veröffentlichung die ersten Termine / Dienstleistungen reservieren können.
Worauf basiert unsere Plattform?
Wir sind nicht als Softwareentwickler tätig, sondern Web- & Content-Designer. Dementsprechend beziehen wir die Basis der eingesetzten Software von unseren Lieferanten/Herstellern. Für Sie hat dies zum einen den Vorteil, dass Sie für verschiedenste Themen, immer die gleichen Ansprechpartner haben. Dies ist für viele unserer Kunden besonders dann auch praktisch, wenn die ursprünglichen Hersteller keinen deutschsprachigen Support anbieten.
Warum sollten Sie uns dennoch beauftragen, auch wenn wir nicht der ursprüngliche Entwickler sind?
Die Terminbuchungsplattform setzt sich aus Komponenten verschiedener Entwickler zusammen. Ohne uns würden Sie diese Programme nur getrennt voneinander bekommen und müssten diese eigenständig kombinieren. Arbeiten die verschiedenen Systembereiche schließlich zusammen, müssen diese noch auf die individuellen Bedürfnisse eines jeden Projekts / Unternehmens abgestimmt werden.
Dies beginnt schon mit der Frage, ob Sie Ihre Zielgruppe duzen oder siezen? Elementar ist auch, wie man die Kunden sinnvollerweise abholt, bzw. wie die Benutzer hilfreich zu den ersehnten Terminbuchungen, d.h. Dienstleistungen geführt werden können.
Weiter gehören u.a. Übersetzungsarbeiten, das Erstellen von Mitarbeiterkonten sowie natürlich die Präsentation und Erzeugung Ihres Termin- & Dienstleistungsangebots zu unseren Leistungen.
Auch Design- & Inhaltsanpassungen führen wir durch, damit Sie sich mit der fertigen Terminbuchungsplattform identifizieren können. Ihren Kunden präsentiert sich das in eine Website eingebundene Buchungssystem dann passend zu Ihrem Unternehmen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass wir uns bereits mit verschiedensten Apps und Software vertraut gemacht haben und Ihnen deshalb die am besten passenden Produkte zusammenstellen und einrichten können. So erhalten Sie eine Lösung, welche bestens auf die individuellen Bedürfnisse Ihres jeweiligen Projekts sowie Ihrer Zielgruppe angepasst ist.
Wir haben Ihr Interesse geweckt und Sie möchten sich nun unser Beispiel- Reservierungssystem für einen fiktiven Friseursalon anschauen? Dann gelangen Sie über diesen Link zu unserer Demo-Website: Friseursalon Föhnwelle.
Wann ist eine professionelle Terminbuchungsplattform nicht nötig?
Wir wollen niemandem etwas aufschwatzen. Sind sie also auf der Suche nach einem System, um mit Freunden, Familie oder Mitarbeitern Termine für ein Treffen o.ä. zu vereinbaren, dann ist ein eigenes Terminbuchungssystem wirklich nicht nötig.
Um gemeinsam eine Auswahl zwischen verschiedenen Terminmöglichkeiten zu treffen, sollten Sie in diesem Fall besser eine Plattform, wie Doodle (https://doodle.com/de/) oder Dudle (https://dudle.inf.tu-dresden.de/?lang=de) nutzen. Diese sind kostenlos nutzbar und für eine gemeinsame Termineinigung bestens geeignet!
Unterschied zwischen Doodle und einer eigenen Website zur Terminbuchung:
Bei Doodle und Co. geht es darum sich gemeinsam auf einen bestmöglichen Termin zu einigen, also diesen erst zu finden.
Unser Angebot zur Erstellung eines Online Buchungssystems hingegen, ermöglicht es gezielt Termine zu veröffentlichen, die dann durch Kunden angefragt werden können. Die Termine stehen also bereits fest. Ihre Kunden können dann „nur“ auswählen welchen dieser Termine sie wahrnehmen wollen.
Außerdem können Sie Ihre Dienstleistungen buchen lassen und sogar abrechnen. Mit Doodle und Co. ist so etwas nicht möglich.
