Sicherungen sind aus verschiedenen Gründen eine äußerst sinnvolle Idee – auch für Outlook!
Neben dem Hauptziel, den Verlust von Daten zu vermeiden, eignen sich Datensicherungen auch, um bspw. Kontakte oder Kontoeinstellungen auf ein anderes Gerät zu übertragen. Will man die Daten auf einem anderen Gerät wieder einspielen, spricht man in diesem Zusammenhang meist nicht von einer Sicherung oder einem Backup, sondern von einem Export.
Ob Export oder Backup, es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, und die wohl komfortabelste ist die automatisierte Sicherung des gesamten Systems.
Möchte man nur einen simplen, einmaligen Datenexport durchführen, so bringt Outlook die hierfür notwendigen Basiswerkzeuge mit sich.
Allerdings muss man vorher genau wissen, wofür die exportierten Daten später verwendet werden sollen. Gemäß dieser Zielsetzung kann man die hierfür nötigen Bereiche sichern. Hat man beispielswiese mehrere E-Mailkonten eingerichtet, so muss pro Konto ein separater Sicherungsexport erfolgen. Daher ist diese Variante eher weniger für regelmäßige Datensicherungen zu empfehlen.
Allen, die eine solche einmalige Sicherung durchführen möchten, erklärt dieser Artikel verschiedene Schritt-für-Schritt Anleitungen.
Inhalt
In Excel/CSV -Tabelle exportieren
In Excel/CSV -Tabelle exportieren
Eine CSV-Tabelle kann mit Excel oder Calc geöffnet werden und bietet somit die Möglichkeit direkt Einblick in die exportierten Daten zu nehmen, bzw. diese sogar verändern zu können. Global betrachtet, ist hier also eine höhere Kompatibilität gegeben, als bei Outlook-Datendateien. Andererseits kann es bei diesem Dateiformat schnell mal zu Fehlverhalten beim Importvorgang kommen, wenn du den Tabelleninhalt geändert hast. Dient der Export also der Datensicherung, solltest du tunlichst von einer Änderung absehen; d.h.: öffnen, ansehen und schließen ohne zu speichern.
Nur Kontakte exportieren
Zeit zur Umsetzung ca.: 5 Minuten
Schwierigkeitsgrad:
- Oben links, im blauen Menüband, auf „Datei“ klicken
- Anschließend im vertikal verlaufenden blau hinterlegten Menü, „Öffnen und exportieren“ auswählen
- Nun kann man im rechten Fensterbereich den Eintrag „Importieren/Exportieren“ anklicken und so zum eigentlichen Exportdialog gelangen.
- Im sich nun öffnenden Fenster, den Eintrag „In Datei exportieren“ markieren und mit „Weiter“ bestätigen.
- Als zu erstellenden Dateityp, wählst du nun „Durch Trennzeichen getrennte Werte“.
- Durch Klick auf „Weiter“, kannst du nun den Eintrag „Kontakte“, der zu sichernden E-Mailadresse markieren.
Hier musst du genau aufpassen, welchen Eintrag du auswählst; diese Liste kann schnell etwas unübersichtlich werden, wenn du viele E-Mailkonten mit Outlook verwaltest. Im Zweifelsfall nutze die Ein-/Aufklapppfeile, um die Gliederung übersichtlicher anzuzeigen. - Im nächsten Dialog wird schließlich ein Dateiname und Ort zum Speichern angeben.
- Daraufhin werden die umzusetzenden Aktionen noch einmal angezeigt. Hierbei hat man auch die Möglichkeit Einfluss auf die Spaltennamen der Tabelle zu nehmen. Für eine reine Sicherung, bzw. einen Export, um die Daten später wieder in Outlook zu importieren, sind hier allerdings keine Änderungen nötig.
- Über „Fertig stellen“, wird schließlich der Export, gemäß der Vorgaben, eingeleitet. Nachdem der Export abgeschlossen wurde, solltest du die unter Punkt 7 genannte Datei öffnen, um das Ergebnis zu prüfen.
In Outlook-Datendatei sichern
Eine Outlook-Datendatei hat beispielsweise den Vorteil, dass du nicht in Versuchung kommst nachträglich etwas an den Daten (z.B. via Excel) zu verändern, und dadurch die Datei womöglich unbrauchbar wird. Wenn feststeht, dass die zu exportierenden Daten wirklich ausschließlich nur wieder in Outlook importiert werden sollen, dann wähle ruhig diesen Weg.
Outlook-Datendateien bieten eine erhöhte Kompatibilität, und damit u.U. auch mehr Komfort), wenn es allein um Outlook geht. Eine Outlook-Datendatei (.pst), ist auch für den Import nach Microsoft 365 angeraten!
Gesamtes E-Mailkonto sichern
Zeit zur Umsetzung ca.: 5 Minuten
Schwierigkeitsgrad:
- Oben links, im blauen Menüband, auf „Datei“ klicken
- Anschließend im vertikal verlaufenden blau hinterlegten Menü, „Öffnen und exportieren“ auswählen
- Nun kann man im rechten Fensterbereich den Eintrag „Importieren/Exportieren“ anklicken und so zum eigentlichen Exportdialog gelangen.
- Im sich nun öffnenden Fenster, den Eintrag „In Datei exportieren“ markieren und mit „Weiter“ bestätigen.
- Als zu erstellenden Dateityp, wählst du nun „Outlook-Datendatei (.pst)“.
- Durch Klick auf „Weiter“, kannst du nun das zu sichernde E-Mailkonto markieren (dafür muss die betroffene E-Mailadresse farbig hinterlegt sein).
Wichtig ist, dass die Checkbox „Unterordner einbeziehen“, welche sich unterhalb des Auswahlfeldes findet, als aktiv gesetzt ist. - Im nächsten Dialog wird schließlich ein Dateiname und Ort zum Speichern angeben.
Im Fall einer Outlook-Datendatei hat man hier auch die Möglichkeit das Speicherverhalten einzustellen. Die Standardeinstellung lautet: "Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen" - diese ist eine gute Wahl, denn bei einem erneuten Export (in diese Datei), werden veraltete Einträge durch aktuelle ersetzt und nicht einfach hinzugefügt. - Nach Klick auf „Fertigstellen“, kannst du ein Kennwort für die Verwendung der exportierten Datendatei vergeben.
Ist dies nicht nötig, kannst du den Exportvorgang, mit der „OK“-Schaltfläche starten.
Nur Kontakte exportieren
Zeit zur Umsetzung ca.: 5 Minuten
Schwierigkeitsgrad:
- Oben links, im blauen Menüband, auf „Datei“ klicken
- Anschließend im vertikal verlaufenden blau hinterlegten Menü, „Öffnen und exportieren“ auswählen
- Nun kann man im rechten Fensterbereich den Eintrag „Importieren/Exportieren“ anklicken und so zum eigentlichen Exportdialog gelangen.
- Im sich nun öffnenden Fenster, den Eintrag „In Datei exportieren“ markieren und mit „Weiter“ bestätigen.
- Als zu erstellenden Dateityp, wählst du nun „Outlook-Datendatei (.pst)“.
- Durch Klick auf „Weiter“, kannst du nun den Eintrag „Kontakte“, der zu sichernden E-Mailadresse markieren.
Hier musst du genau aufpassen, welchen Eintrag du auswählst; diese Liste kann schnell etwas unübersichtlich werden, wenn du viele E-Mailkonten mit Outlook verwaltest. Im Zweifelsfall nutze die Ein-/Aufklapppfeile, um die Gliederung übersichtlicher anzuzeigen. - Im nächsten Dialog wird schließlich ein Dateiname und Ort zum Speichern angeben.
Im Fall einer Outlook-Datendatei hat man hier auch die Möglichkeit das Speicherverhalten einzustellen. Die Standardeinstellung lautet: "Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen" - diese ist eine gute Wahl, denn bei einem erneuten Export (in diese Datei), werden veraltete Einträge durch aktuelle ersetzt und nicht einfach hinzugefügt. - Nach Klick auf „Fertigstellen“, kannst du ein Kennwort für die Verwendung der exportierten Datendatei vergeben.
Ist dies nicht nötig, kannst du den Exportvorgang, mit der „OK“-Schaltfläche starten.
Quellenangaben / Weiterführende Links
- Importieren und Exportieren von Outlook-E-Mails, -Kontakten und -Kalendern (Hilfeseite von Microsoft)
Autor: Daniel Kaufhold
Excel, bzw. die OpenSource-Alternative Calc, sind wirklich tolle und vielseitige Officeanwendungen. Anders, als bei Word oder PowerPoint, erfordert die Vielseitigkeit der Tabellenkalkulationen aber auch eine umfangreichere Einarbeitung. Flying Pegasus EDV wird Sie gerne schulen oder Ihnen individuelle Tabellenkalkulationen u.a. erstellen - Sie brauchen diese dann nur noch mit Ihren eigenen Daten füttern. 
